Zoek een terugkerende overdracht
Maak een lijst van werk dat steeds tussen mensen of systemen wordt overgedragen. Een aanvraag wordt gekopieerd naar het CRM, een document heeft een samenvatting nodig of een goedgekeurd record moet een ander systeem bijwerken. Wij zoeken een taak met een duidelijk begin en einde. “Automatiseer onze bedrijfsvoering” is lastig af te bakenen; “bereid een aanvraagbrief voor ter beoordeling” maakt de opdracht concreet.
Scheid regels van beoordeling
Breng de beslissingen in het proces in kaart. Sommige stappen volgen vaste regels, zoals controleren of een e-mailveld is ingevuld. Andere vragen interpretatie, zoals het samenvatten van een open aanvraag. Wij maken die verantwoordelijkheden expliciet. Kan een AI-concept gevolgen hebben voor een klant of belangrijke bedrijfsbeslissing, leg dan vast wie het beoordeelt en welke informatie nodig is voor goedkeuring.
Plan eerst de uitzonderingen
Wat gebeurt er als een veld ontbreekt, een gekoppelde dienst niet beschikbaar is of dezelfde aanvraag twee keer binnenkomt? Bepaal waar onvolledig werk wacht en wie een melding krijgt. We vragen ook welke systemen mogen worden gelezen of gewijzigd en welke informatie nodig is. Die grenzen maken van een aantrekkelijke demo een praktisch projectvoorstel.
Meet een kleine pilot
Leg vast hoe de taak nu verloopt: bestede tijd, veelvoorkomende correcties en wachttijden tussen stappen. Voer een beperkte pilot uit met representatieve invoer en vergelijk het resultaat met die uitgangssituatie. Tel ook de tijd voor beoordeling en onderhoud mee. Breid pas uit als het team kan uitleggen wat verbeterde, wat aandacht vraagt en wie het proces beheert.
